La lettre officielle est indispensable pour de nombreuses raisons. En effet, une telle lettre est nécessaire lors d’une demande de résiliation d’abonnement ou de réalisation d’une démarche auprès des administrations.
La rédaction d’une lettre officielle ne s’improvise pas. C’est un type d’exercice administratif qui requiert le respect de certaines règles de rédaction. Les détails dans le guide ci-après.
Comprendre la lettre officielle
La lettre officielle ou correspondance administrative est adressée aux services administratifs et aux relations professionnelles ou commerciales.
Il s’agit d’une lettre très codifiée qui obéit à des règles strictes de présentation et de rédaction. Dans ce cas, pour rédiger une lettre officielle, le mieux est d’utiliser d’abord un brouillon. De là, vous pouvez bien organiser vos idées et vérifier les fautes ainsi que la pertinence des informations.
Une lettre officielle doit être écrite en suivant des formules différentes :
- Les formules d’appel
- Formules conventionnelles introductives
- Les formules de politesse
De nos jours, l’essor exceptionnel du web a induit l’abandon de la lettre manuscrite. Une lettre officielle par dactylographie est la tendance en raison de l’utilisation accrue du mail. Une solution plus pratique et complètement plus rapide pour la rédaction, mais notamment pour l’envoi d’une lettre administrative.
Connaître l’utilité d’une lettre officielle
Il est à noter qu’une lettre officielle est nécessaire pour la plupart des démarches administratives. D’ailleurs, dans ce domaine, un simple appel téléphonique n’est pas suffisant. Ce courrier est essentiel lors d’un lancement de procédure ou d’une constitution de preuve de votre démarche.
Le fait de rédiger une lettre administrative est utile dans de nombreuses situations. Voici les plus courantes :
- Demande de papiers, de renseignements et d’aides
- Résiliation d’un abonnement ou d’un bail
- Lettre de motivation ou lettre de candidature
- Demande d’autorisation pour une modification, pour des travaux, pour une absence ou pour un déplacement
- Réclamation
- Remerciement
- Demande de délai de paiement auprès du trésor public
Nb : Pour l’envoi de votre courrier officiel, choisissez le service d’un site spécialisé de courrier en ligne. Vous n’avez plus besoin de vous déplacer en optant pour cette option.
Savoir bien rédiger une lettre officielle : les règles et les étapes à suivre
Pour rédiger ou # écrire un courrier # (Nos 5 conseils de présentation pour écrire un courrier) formel, quelques règles sont à prendre en considération.
Sur l’en-tête de la lettre officielle
Pour rédiger adéquatement une lettre officielle, l’expéditeur doit assurer une présentation soignée de son courrier.
Sur l’en-tête gauche du document, vous devez mentionnant vos informations à savoir :
- Votre nom et votre prénom de famille
- Votre raison sociale
- Adresse et votre code postal
- Vos coordonnées téléphoniques et votre adresse mail
Sur le côté droit, il faut indiquer les propos du destinataire de la lettre officielle. L’idée est de renseigner les informations suivantes :
- Le nom du destinataire ou la raison sociale
- Son titre
- L’adresse du destinataire
- Le code postal de la ville du destinataire
Un peu au-dessous de l’en-tête du courrier, toujours sur le côté droit, vous devez préciser la date de l’envoi du courrier. Il en est de même pour le lieu de la rédaction de la lettre.
Concernant l’objet de la lettre administrative
L’objet résume le motif ou bien la raison de la lettre.
Outre l’objet, il est idéal de mentionner un numéro de référence ou un numéro de dossier. Ce dernier permet essentiellement à votre destinataire de vous identifier plus aisément par informatique.
La formule d’appel
La formule d’appel débute la rédaction de votre lettre officielle. En effet, elle tient compte de la fonction qu’exerce le destinataire du courrier.
- Si vous ne connaissez pas encore la personne qui lira votre lettre, commencez avec Madame, Monsieur. C’est la règle classique pour le commencement d’un corps d’une lettre administrative.
- Si votre lettre dispose d’une destinataire précise, veuillez indiquer son nom ou son poste.
- Si la personne destinataire de la correspondance exerce une fonction particulière, tâchez de mentionner cela clairement. À titre d’exemple, vous pouvez écrire : Monsieur le Maire, Monsieur le Directeur, Madame la Ministre, etc.
Le message
Dans le corps du texte du courrier officiel, dire l’essentiel d’une manière simple, claire et courtoise est fondamental. Plus exactement, dans votre message, il est inutile de tourner autour du pot, dites directement la raison de votre écrit.
Ensuite, écrivez une formule conventionnelle introductive en adéquation avec l’objet de votre lettre. Cette formule varie généralement en fonction du motif de votre rédaction de courrier officiel. Ainsi, elle diffère selon que vous écrivez pour :
- Une demande
- Un accusé de réception
- Un envoi de documents divers
- Une réclamation
- Un refus
La formule de politesse
Après avoir rédigé le corps de la lettre, passez à la conclusion qui constitue la formule de politesse. Dans ce cas, optez pour une formule adaptée à l’objet de votre courrier et au type de relation que vous avez avec l’interlocuteur.
Les types de phrases pour terminer une lettre officielle sont nombreux. À vous de faire le bon choix tout en étant poli et respectueux envers votre destinataire.
À la fin, n’oubliez pas votre signature avant d’envoyer votre lettre officielle par le biais d’un # courrier en ligne ou courrier postal #. (Courrier en ligne ou courrier postal, quel est le moins polluant ?)
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