Nos 5 conseils de présentation pour écrire un courrier

Avec l’essor de la technologie, la dactylographie prend le dessus en ce moment sur le fait de rédiger une lettre. La lettre manuscrite était une chose courante, mais en ce moment, la dactylographie est la plus utilisée puisqu’elle facilite tout : envoi de mail, lettre en ligne… La reconversion digitale est très populaire et il n’y a plus que très peu de gens qui exigent l’écriture à la main.

En effet, prendre la plume est encore nécessaire sur plusieurs procédures personnelles et professionnelles. Comme c’est une pratique presque abandonnée, il est tout à fait possible que vous ne sachiez pas comment faire ni quels sont les principes de base. Voici cinq conseils de présentation pour écrire un courrier.

Soigner la mise en forme

Avant, la lettre manuscrite fut utilisée pour avoir une idée de la personnalité d’une personne. L’écriture d’un courrier requiert une orthographe irréprochable est requise dans le but est de donner une bonne impression au destinataire. Il ne doit pas avoir du mal pour lire votre lettre: sans fautes d’orthographe et de syntaxes. Ce sont des exigences tout à fait normales surtout si vous postez pour des postes où les capacités rédactionnelles sont utiles.

Les exigences pour la mise en forme sont : 

• La page doit être sur une page seulement et pas plus ; 
• La longueur du texte est entre 15 à 20 lignes ; 
• Optez pour une mise en page aérée ; 
• La police doit être facilement lisible.

Utilisez des phrases courtes et claires. Ce n’est pas une lettre d’amour où vous devez avouer tous vos sentiments. C’est une #lettre officielle# (Les règles de rédaction pour une lettre officielle), n’écrivez que ce qui est important de façon percutante. Allez droit au but.

Quand vous avez fini de l’écrire, attendez quelques heures avant de vous relire. Cela vous permet d’avoir une nouvelle vision pour repérer les éventuelles fautes et les formulations maladroites. La lecture d’une autre personne de votre entourage est également la bienvenue.

Opter pour la bonne structure et mise en forme

Une lettre doit être bien aérée. Ne fournissez pas un bloc de lettre parce que cela n’incite pas à lire. L’en-tête de la lettre doit être complet avec la date et tous les éventuels nécessaires. Quand vous entamez le corps de la lettre, la première chose que le destinataire doit voir c’est un appel de lettre de type “Madame”, “Monsieur” ou “Madame, Monsieur” suivi de son poste.

Commencer par “Madame ou Monsieur” suivi de son nom est incorrect. D’autres pays comme l’Allemagne utilisent cette formulation. S’il y a plusieurs destinataires, les puristes les indiqueront un seul par ligne.

Veillez à ce que le début de chaque paragraphe soit aligné sur l’appel de lettre. Le but de tout cela est d’avoir une lettre bien aérée et agréable à lire. Peu importe le degré d’affinité, il est toujours recommandé de saluer le correspondant. La signature est alignée avec l’adresse du destinataire et le rappel des pièces jointes.

Créer un contenu de qualité

Il n’est pas rare de voir des lettres avec beaucoup de fautes d’orthographe et de syntaxe. Évitez autant que possible les fautes. Si vous n’êtes pas capable de détecter les fautes, utilisez un correcteur d’orthographe en ligne et demandez l’aide d’un proche pour relire le texte. Et pourquoi ne pas faire appel au service courrier professionnel ?

La propreté de la lettre est primordiale : pas de correcteur ni d’effaceur et surtout aucune rature. S’il y a une faute, recommencez depuis le début. Il ne faut pas couper un mot en deux et ne finissez pas par un article contracté comme “n” en fin de ligne. Les abréviations sont à proscrire sauf s’il s’agit d’une abréviation internationale.

Utiliser les formules adaptées

Comme c’est une lettre officielle, vous devez savoir comment formuler votre demande. La formule d’appel peut être de deux types : 

• Pour une personne que vous ne connaissez pas : “Madame”, “Monsieur” ou “Madame, Monsieur” (si vous ne savez pas le genre du destinataire) ; 
• Pour une personne que vous connaissez : “Chère Madame”, “Cher Monsieur”. Faites attention avec les majuscules.

Les formules d’appel comme “Ma chère Madame” ou “Chère madame Dupont” sont à éviter.

La formule finale de politesse varie en fonction de la relation qu’il y a entre l’expéditeur et le destinataire. Il faudrait prendre en compte du type de courrier : 

• Lettre de demande : “Dans l’attente d’une réponse favorable, je vous prie d’agréer…” ; 
• Lettre de réclamation : « Recevez, Monsieur, l’assurance de mes considérations les plus distinguées. »; 
• La Lettre de condoléances : « Recevez, Cher (ère) ami(e), l’expression de ma plus vive sympathie. » 
• Lettre de remerciements : “Recevez, Madame, l’assurance de ma vive reconnaissance.”

Personnaliser la lettre

Une lettre impersonnelle est considérée comme une lettre déjà envoyée à plusieurs destinataires. Cela fait partie du spam si on parle de mail. Montrez au destinataire que vous avez très bien compris le contexte. Faites cela apparaître dans votre lettre.

Et surtout, évitez les formulations clichées. Mettez l’accent sur quelque chose d’unique et qui caractérise le destinataire.